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錚/
巨匠電腦分享電腦技能:想做出好PPT,你必須拋棄的4個錯誤觀念!
「幾乎所有PowerPoint簡報都像臭掉了的雞蛋一樣,讓人難以下嚥。」行銷大師賽斯・高汀(Seth Godin)在《糟糕透頂的PowerPoint簡報》(暫譯,《Really Bad PowerPoint: and how to avoid it》)中指出,投影片是為了輔助觀眾接受你的觀點,幫助他們了解你的心情、感受和意見,如果只是做出一份詳列事實和圖表的檔案,那乾脆取消上台或會議,寫份報告送去就好。
你也曾經做出像「臭雞蛋」一樣的簡報嗎?更令人沮喪的是,這份「發臭」的簡報,很可能是你費了很大的心力,拚命地剪下、貼上「相關」資訊才完成的,結果卻讓人「難以下嚥」。
問題到底出在哪裡?你有些觀念要改,也有些原則要把握,就能改善問題。
首先,別再把投影片當成備忘稿或是補充資料大全。「投影片就是投影片,文件就是文件,如果你試著要把兩者結合,那會得到一個糟糕的結果,就是腳踏兩船,兩頭落空。」《簡報禪》作者賈爾.雷諾茲(Garr Reynolds)將這種「資料爆炸」的投影片命名為「投影件」(slideument),當你選擇在投影片中填滿一行又一行的文字,只會讓觀眾迷失在「字海」裡,聽不進你想說的話。
其次,謹記每一個簡報大師都會提到的關鍵字詞:「少即是多」「只放重點」「以圖像取代文字」。這麼做的目的,某種程度上也是為了避免「字海氾濫成災」。畢竟投影片不是文件,文件是讓人自行閱讀的,投影片則是要經由講者口述,帶領觀眾理解內容,用途不同,內容的詳盡程度自然也不同。
最後,技巧再炫、特效再怎麼吸睛的簡報檔案,如果沒有達到「傳遞訊息」的效果,也是枉然。所以,好的簡報檔理應「內容先行」,再透過版面設計或聲光效果,設法加強「內容可讀性」,讓觀眾容易吸收和理解。
簡報是動詞,指上台表述你的想法;簡報也是名詞,指承載想法的輔助工具:投影片,大多數時候我們都稱它PowerPoint或ppt。不管是「開口簡報」或「動手製作簡報檔案」,兩件事都不簡單,都需要大量的練習。
或許你更常因為要上台簡報而緊張焦慮,覺得簡報檔案「醜一點」沒關係,畢竟自己又不是什麼美術視覺專家,而且還可以動口補充說明。不過,你一定也羨慕過「好看的投影片」,更曾感受過資訊龐雜或語焉不詳的投影片所引發的不耐。當投影片幾乎已經是簡報的基本配件,即使你做不出令人驚艷的投影片,為你的簡報「加分」,至少也應該做到不讓投影片為你的簡報「扣分」,給人粗製濫造或應付了事的感覺。
這一次,我們試著從「工欲善其事,必先利其器」的角度出發,學習製作簡報檔案的技巧,目的不是「視覺效果」,而是「有效溝通」,讓你在台上做簡報時,表現得更出色、更吸引聽眾目光。
在投影片裡塞滿大量文字,誤以為觀眾可以同時專心聽、專心讀。
想在口頭報告之後,再把投影片寄給觀眾,就把簡報當成文件資料來製作。
以為放滿資訊的簡報,才能彰顯用心。
只害怕自己漏講了什麼,忽略了觀眾究竟能不能聽懂、聽進去。
資料來源:《簡報+》,碁峰出版
在《視覺溝通》一書中,作者按照溝通的效果,提出了「投影片光譜」,將常見的投影片分為3種:文件、大字報、簡報。其中以「簡報」形式最能強化簡報者提供的訊息,建議多多使用。
一張投影片上的文字量,如果超過75個字,就該被視為文件。你可以想辦法減少字數,或直接做成一份文件,而非簡報檔。如果選擇後者,不妨把口頭報告改為討論會,事先將文件傳給與會人員,讓他們出席時可以快速進入討論階段,擬定行動方案。
如果投影片文字量已經減少到50字左右,就算是大字報。這種報告方式清楚明瞭,卻很難引人入勝,通常是沒時間準備,才會採取類似做法。由於聽眾閱讀速度會比簡報者講話的速度快,等於是先看完訊息,再等講者跟上,很容易出現「講者很遲鈍」的錯覺。
將文字圖像化的簡報,會連帶精簡文字的使用量,讓觀眾聚焦在講者身上,而不是投影幕上。最恰當的投影片,應該是成功加深觀眾對訊息的印象,又不會令人分心。不過,因為簡報上的文字少,難有提詞效果,簡報者需要投入更多時間來預演、練習。
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Illustrator教學路徑管理員中六技巧剖析教學,第一次就上手
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錚/
巨匠電腦學員評價:即使考取Photoshop CS3 證照很辛苦,也想要努力學習更多專業
不願再虛渡任何一寸光陰
就讀台灣文學系的育音,整整讀了四年的文學相關課程,卻在畢業後沒有一項專精的技能,只能選擇從事行政助理的工作;然而工作一段時間後,育音發覺這份工作欠缺前瞻性,即使工作穩定,但也沒有任何的成長空間。「可惜當初沒有早點想通,浪費了大學四年最佳的學習機會,現在的我不希望再虛渡時間」,這樣的想法讓育音下定決心,踏入巨匠開始半工半讀的日子。
滿懷感謝心,踏實學習路
提到學習的過程點滴,育音滿懷感謝之心,深怕遺漏任何一位曾經扶她一把的老師,「台大分校的青容小姐用心幫我規劃課程,常常督促我來上課,貼心地鼓勵我學習不中斷;同分校的張從風老師教導我們融會貫通,學一套課程可以接觸更多相關軟體知識,加強基礎的穩固;館前分校的周淑梅老師總是不吝分享學習的小技巧與實務經驗,讓我在考國際認證時,十分受用」跑遍各分校學習的育音,像塊海綿一樣不斷的吸收學習,臉上總掛著踏實的笑容。
快樂學習克服一路艱辛
課程結束後,育音踏入了全新專業領域-設計,從初步的了解到考取國際證照的肯定,育音沒有忘記一路走來的艱辛,「即使很辛苦,我也想要努力學習更多專業,等到未來有自己喜歡的工作機會時,我相信我已經準備好了。」抱著這樣的學習心,育音很珍惜這一份學習的快樂,也隨時準備迎接新的挑戰。
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文章與圖片出處: http://www.pcschool.com.tw/campus/Default.aspx?c=9